Etika Berkomunikasi dalam IT

ð  Etika ber-email

Menulis dan Mengirim Email

  • Tulislah dalam bahasa yang sopan dan singkat agar mudah dimengerti.
  • Gunakan jenis tulisan, warna dan ukuran yang standar (Times New Romans, Arial, dll yang biasa digunakan untuk komunikasi formal) dan hindarkan penulisan dalam huruf kapital dalam satu kalimat penuh.
  • Pastikan nama-nama penerima pesan yang dituju, jangan ada yang tertinggal dan jangan salah alamat apalagi apabila ada nama yang sama. Periksa apakah alamat emailnya adalah yang ter-update.
  • Siapa saja yang harus menerima cc email anda, apakah atasan langsungnya untuk mengetahui atau sekretaris supaya bisa membantu follow up, pastikan semua pihak terkirim.
  •  Apabila anda menghendai untuk direspon segera atau sampai pada batas waktu tertentu, silakan tuliskan dateline waktu yang anda kehendaki. Contoh: Kami tunggu konfirmasinya paling lambat Selasa, 23-Feb-2010 jam 12.00.
  • Khusus untuk surat yang bersifat masal tetapi anda menghendaki response masing-masing, sebutkan bahwa penerima tidak perlu me reply all kepada seluruh alamat tetapi cukup reply ke anda atau plus beberapa orang misalnya.
  • Apabila terdapat lampiran (attachment), pastikan filenya tidak terlalu besar sehingga bisa terkirim dan diterima baik oleh penerima dan loading filenya tidak memakan waktu lama. Attachment file harus dipastikan menggunakan program yang bisa dibuka oleh si penerima. Demikian juga apabila menyertakan foto atau gambar pada body email, usahakan seminimal mungkin supaya file tidak berat.
  • Sertakan nama dan alamat serta Divisi atau Bagian pekerjaan anda dan nomor telepon dan fac. yang bisa dihubungi.
  • Cek sekali lagi nama dan alamat email tujuan dan cc, pastikan subject terisi dengan benar dan periksa content email sebelum anda klik tombol KIRIM.
  • Gunakan alamat email kantor untuk kepentingan bisnis dan alamat email pribadi untuk urusan pribadi.

 

Menerima dan Membalas Email

  • Supaya waktu anda tidak habis karena “terjebak” menjawab email, alokasikan waktu tertentu misalnya sehari 3 kali masing-masing 20 menit untuk membaca dan meresponse email yang masuk. Email yang “urgent” harus segera dibalas meskipun anda belum memiliki jawaban yang tuntas.
  • Gunakan kalimat dan tulisan yang sopan. Contoh: menjawab email dari atasan atau kolega bisnis jangan hanya dengan kalimat sepenggal seperti “ ok pak” atau “beres” tapi harus ada ringkasan singkat mengenai inti email baru kemudian ditambahkan response anda.
  • Segera hapus apabila ada email dari alamat yang diragukan atau dicurigai spam/ virus, juga email yang mengarah ke pornography atau kejahatan lainnya. Hindarkan juga memforward email berantai apalagi menggunakan email kantor.
  •  Jangan memforward email yang bersifat pribadi kepada orang lain atau milis, ini tidak etis.
  • Apabila email dari pengirim perlu diresponse oleh semua orang, misalnya minta pendapat atau minta kesepakatan waktu, maka anda harus mereply all dari email yang terakhir. Hal ini menghindari adanya jawaban yang terlewat.
  • Seleksi benar sebelum mereply all, kalau tidak perlu, cukup menjawab dengan mereply ke pengirim saja.
  • Cek sekali lagi nama dan alamat email pengirim dan cc dan periksa content email sebelum anda klik tombol KIRIM.

 

ð  Etika Chatting

  • Gunakan bahasa yang sopan dan tidak menggunakan bahasa yang vulgar
  • Hindari menggunakan huruf kapital. huruf kapital diibaratkan sebagai teriakan/shouting.
  • Jangan sekali-kali menggunakan spamming/advertising yang berarti mengirim pesan  secara beruntun dan dalam jumlah yang sangat besar.
  • Hindari penggunaan warna yang berlebihan.
  • Berlaku sopan dan halus pada siapa saja. jika anda berlaku sopan, anda akan mendapatkan prilaku yang sama.
  • Hindari pertengkaran sengit. pertengkaran akan mengakibatkan chatter lainnya terganggu, chat room adalah tempat untuk berteman bukan mencari musuh.

 

ð  Etika ber-internet

  • Internet tidak digunakan sebagai sarana kejahatan bagi orang lain, artinya pemanfaatan internet semestinya tidak untuk merugikan orang lain baik secara materiil maupun moril.
  • Internet tidak digunakan sebagai sarana mengganggu kinerja orang lain yang bekerja menggunakan komputer. Contoh riil adalah penyebaran virus melalui internet.
  •  Internet tidak digunakan sebagai sarana menyerobot atau mencuri file orang lain
  • Internet tidak digunakan untuk mencuri, contoh pengacakan kartu kredit dan pembobolan kartu kredit.
  •  Internet tidak digunakan sebagai sarana kesaksian palsu.
  • Internet tidak digunakan untuk mengcopy software tannpa adanya pembayaran
  • Internet tidak digunakan sebagai sarana mengambil sumber – sumber penting tanpa adanya ijin atau mengikuti aturan yang berlaku.
  • Internet tidak digunakan untuk mengakui hak intelektual orang lain
  • Bertanggung jawab terhadap isis pesan yang disampaikan
  • Menggunakan internet untuk keperluan berarti serta saling menghormati antar pengguna internet.

sumber: wawawa.lupa.he